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Etapas – Desenvolvimento de Software
Gestão do Tempo
A gestão de tempo é um desafio recorrente na maioria das empresas. Saber gerir melhor o tempo significa um maior nível de produtividade, ou seja, uma maior quantidade de tarefas executadas em um menor período.
Por essa razão, o bom aproveitamento das horas se tornou um diferencial dentro do ambiente de trabalho e para a saúde do negócio.
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo é o gerenciamento, planejamento e organização em relação ao uso do tempo para a execução de atividades específicas, com o objetivo de aumentar o aproveitamento operacional.
Por essa razão, a prática pode ser compreendida como um conjunto de técnicas e metodologias que vão ajudar a aprimorar a realização de uma tarefa.
Qual é a importância da gestão do tempo?
A gestão de tempo é importante porque ela oferece, seja no plano pessoal ou profissional, uma maior capacidade de administrar uma tarefa.
Com gestão de tempo, ganhamos:
- maior disciplina;
- menor estresse;
- menor frustração;
- maior pontualidade;
- melhores resultados.
Faça um planejamento das suas atividades
Afinal, o que você pretende fazer com o tempo que tem à disposição? Responder a essa pergunta é o primeiro passo para uma melhor administração de atividades.
E, para ter um planejamento diário, semanal ou mensal, é preciso mapear todas as tarefas que são realizadas durante esses intervalos de tempo.
Junto a isso, é crucial calcular quantas horas se leva para realizar cada tarefa. Sem isso você não vai saber como administrar o tempo de cada atividade.
Não esqueça que esse cronograma sempre deve ser revisitado. Estabeleça e revise o planejamento das atividades previstas.
Crie metas possíveis de serem cumpridas
Além de planejar as atividades, é importante traçar metas e objetivos a serem cumpridos. Essa é a melhor forma de tirar as dependências da mente e trazê-las para a prática.
Não basta saber o que você quer alcançar no final de um ação: você deve registrar qual é o plano, definindo exatamente o que é preciso ser feito para chegar.
Isso é importante para tornar tudo possível de ser feito. Não adianta criar metas irreais porque, no final das contas, elas não vão se converter em tarefas concluídas.
Ao mapear o tempo que você leva para cada tarefa, você está mais apto a julgar quais objetivos são viáveis e, assim, conseguir defini-los.
Estabeleça os prazos adequados
Criar metas possíveis também diz respeito a estabelecer os prazos adequados para cada atividade.
Uma boa forma de controlar isso é com uma planilha ou, ainda melhor, um sistema de gestão que auxilie no controle do tempo.
Você deve criar um quadro de visualização para cada ação, estipulando uma data limite para cada uma delas.
Algumas das orientações que você pode determinar para isso é, por exemplo, não começar um trabalho sem ter terminado o antecedente e sempre assinalar a atividade que você já terminou para ter certeza de que cumpriu o prazo.
Ferramentas de produtividade são muito bem vindas nesse momento. Ao usá-las, você consegue acompanhar o que ainda falta terminar antes do prazo final.
Saiba priorizar as tarefas mais importantes
Outra habilidade importante quando se está falando de organização e gerenciamento de tempo é saber priorizar o que é mais importante.
A gestão de tempo e prioridades andam juntas. Isso significa que existe uma ordem para executar as tarefas. Seu planejamento deve levar em conta isso.
As tarefas mais urgentes devem vir antes das tarefas menos relevantes. Além do fator “prazo final”, você pode considerar o tempo que leva para finalizar uma atividade como aspecto na hora de distribuir a prioridade entre elas.
Ranqueie seu plano de ação entre alta prioridade, média prioridade e baixa prioridade. Isso é fundamental para saber por onde começar, o que também é fundamental para aumentar a produtividade.
Realize uma demanda por vez
Ainda sobre a execução das tarefas em si, é importante ressaltar que realizar uma demanda por vez vai melhorar o gerenciamento de tempo no trabalho.
É preciso concluir as tarefas pendentes uma por uma. Isso ajuda a ter foco e, assim, fazer um bom uso do tempo. Começar uma tarefa e ir com ela até o fim fará toda a diferença.
Fazer várias coisas ao mesmo tempo faz com que você não consiga realizar nenhuma bem. Mais importante do que a quantidade de tarefas feitas, é crucial promover a qualidade do resultado delas.
As chances de erros, por exemplo, são muito maiores quando se realiza mais de uma tarefa. Isso porque a maioria das pessoas não conseguem administrar mais de uma atividade.
Uma pesquisa científica publicada na Psychonomic Bulletin & Review descobriu que apenas 2 em cada 100 pessoas são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz. Para as outras 98, esse processo será negativo.
Conte com a ajuda de outras pessoas
Outro ponto crucial para o gerenciamento de tempo é contar com ajuda de outras pessoas, ou seja, saber delegar tarefas. Como você viu, não podemos realizar mais de uma tarefa por vez.
Por essa razão, em vez de realizar mais atividades do que podemos ou devemos, podemos repassar para uma outra pessoa.
Aprender a delegar não é fugir das responsabilidades Na verdade, é entender que elas são suficientemente importantes para serem feitas por uma pessoa apta para isso, enquanto você realiza uma outra.
Para quem assume cargos de liderança e gestão, delegar é fundamental. A descentralização das atividades vai ampliar o desempenho de todo o time.
Saiba dizer não quando for necessário
O não pode ser uma palavra de ordem muito importante em certas ocasiões, por exemplo, quando você está sobrecarregado e não consegue mais realizar nenhuma nova tarefa.
Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso. E, como estamos falando de uma empresa — ambiente coletivo —, fica mais do que óbvio que não é possível e também não é inteligente dar conta de tudo sozinho.
Além de ter grandes chances de não ser realizado, ainda que seja, o resultado final pode não oferecer o resultado que se espera.
Por essa razão, o não pode ser bem-vindo quando se trata de alguma ação que vai atrapalhar o planejamento de tarefas daquela pessoa.
Evite a procrastinação e as distrações
Evitar a procrastinação no trabalho e as distrações é crucial para quem quer conseguir gerir melhor o tempo, afinal, elas representam um maior gasto de tempo para realizar algo que podia ser feito mais rapidamente.
A dispersão é uma grande inimiga do bom uso das horas. Ao se deixar levar por distrações, não há como otimizar seu tempo.
Uma pesquisa publicada no portal do The Guardian mostrou que 36% das pessoas perdem até uma hora de produtividade por dia checando mensagens.
É por isso que alguns ladrões de tempo conhecidos são os e-mails, as mensagens instantâneas e as redes sociais.
Por essa razão, você precisa identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo para saber exatamente o que precisa bloquear na hora de exercer suas funções.
Faça pausas estratégicas durante o processo
Em último lugar, uma boa gestão de tempo também considera a hora de descansar. Fazer pausas é fundamental. Aproveite esse momento para usar o que te distrai durante a execução de tarefas.
É importante que você distribua o tempo considerando já esses intervalos necessários para relaxar a mente.
A essa altura você já entendeu que ser mais produtivo não é passar todo o tempo trabalhando, mas saber ser eficiente nesse momento.
Por essa razão, você não pode esquecer de prever pequenos períodos de descanso entre as tarefas e ao longo do dia.
Conheça alguns métodos de gestão de tempo
O gerenciamento de tempo também envolve técnicas para tornar esse processo mais fácil. É por isso que existem metodologias que foram pensadas exatamente para trazer ganho na distribuição de tempo x tarefas.
A seguir, vamos trazer três dos principais métodos de gerenciamento de tempo que você pode incorporar no fluxo de trabalho. Veja!
Método Pomodoro
Um dos métodos de gestão de tempo para realizar tarefas mais conhecidas é o pomodoro. Essa técnica surgiu em 1980, tendo sido criada pelo italiano Francesco Cirillo. Toda sua base está em blocos de concentração intensa.
O grande objetivo do pomodoro é auxiliar quem tem dificuldade em terminar as suas tarefas no prazo.
Na prática, a ideia é programar um tempo para a execução da tarefa — que pode ser os 25 minutos usados por Francesco ou não — sem qualquer interrupção. Isso significa que nesse tempo você não pode fazer nada além disso.
Depois do tempo que for estabelecido para o trabalho, você vai definir um tempo menor — que pode ser 5 minutos, a exemplo do original — e aproveitar esse tempo para fazer algo relaxante, não associado à sua tarefa.
Após esse outro intervalo, você deverá retornar ao trabalho. É importante salientar que, nessa técnica, após quatro períodos pomodoros, é preciso fazer uma pausa mais longa para retomar as atividades, como 30 minutos.
Método Kanban
A segunda técnica de gestão de tempo — e de projetos — é o kanban. Embora não seja exatamente associado a minutos ou horas, ele auxilia no ordenamento do fluxo de tarefas que precisam ser executadas.
O método kanban foi introduzido por Taiichi Ohno na indústria de manufatura japonesa, na década de 50. Ele foi fundamental para trazer produtividade ao Sistema Toyota de Produção.
O objetivo dessa metodologia é oferecer uma eficiência na produção a partir de um sistema visual de gestão de trabalho, que busca conduzir cada tarefa por um fluxo pré-definido.
Nessa visualização, existem essas três colunas básicas para orientar as tarefas: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Nelas, terão diversos cartões para sinalizar cada atividade específica.
Na medida em que as tarefas forem sendo feitas, os cartões vão sendo mexidos e o quadro vai se reorganizando para o status atual.